Een factuur, een bonnetje, een kassaticket ... ? Wat heb ik juist nodig?

Deze startersgids zoomt specifiek in op ondernemers die btw-plichtig zijn en dan liggen de vereisten ietsje hoger (ten opzichte van btw-vrijgestelde ondernemers). Opgelet dus, onderstaande info is van tel voor btw-plichtige ondernemers!

Wil je als btw-plichtige ondernemer een kost in je boekhouding krijgen én btw recupereren?

Dan moet je een 100% correct aankoopfactuur hebben voor je boekhouding. Het moet dus gaan om een factuur, minimaal staat er op een factuur ook het woord 'factuur'. Dat geeft dus al vrij snel prijs of je effectief over een factuur beschikt.

Daarnaast moet dat aankoopfactuur ook alle nodige gegevens vermelden, zoals je btw-nummer, een duidelijke omschrijving van de aankoop en het bedrag exclusief en inclusief btw.

Wat als je geen conform aankoopfactuur hebt?

Wat dan als je niet beschikt over een conform aankoopfactuur, maar bijvoorbeeld slechts over een bonnetje, ontvangstbewijs, kassaticket ...

Zo'n bonnetje, ontvangstbewijs, kassaticket ... mag in je boekhouding als een kost, maar je mag geen btw recupereren! In zo'n geval mag de btw die je niet kan recupereren wel mee in je kosten, anders gezegd, het hele bedrag inclusief btw zal dan meetellen als een kost.

Dat komt simpelweg omdat de btw-administratie iets strenger is. Voor je btw mag recupereren, heb je dus een conform factuur nodig. De administratie die oordeelt over het inbrengen van beroepskosten, is dan weer iets toleranter.

We zouden Dexxter niet zijn als we daarover geen video ter beschikking zouden stellen! Hier kan je een video terugvinden van een btw-plichtige ondernemer die een uitgave inboekt waar hij ook btw op recupereert.

Daarnaast ook nog een video van een btw-plichtige ondernemer die een bonnetje, kassaticket, betaalbewijs.. inboekt en daarop geen btw recupereert!

Niet altijd evident, vandaar dat je hieronder nog enkele praktische voorbeelden kan terugvinden over het type document en of het al dan niet een plaatsje heeft in je boekhouding. Later in de cursus hebben we het dan ook nog over de btw-aangifte zelf en de praktische kant!

Opgelet, we gaan er uiteraard vanuit dat de uitgaven hieronder beroepsmatige aankopen zijn. Met andere woorden dat het aankopen zijn die je onderneming vooruit helpen!

1) Je koopt iets aan bij Mediamarkt en je krijgt een betaalbevestiging in je mailbox.

Beroepskost bewijzen? Jawel, de betaalbevestiging zal voldoende omschrijven wat je hebt gekocht.

Btw-recupereren? Nee, daarvoor is een betaalbevestiging onvoldoende, je moet over een factuur beschikken.

Gevolg: het bedrag (inclusief btw) mag als een beroepskost worden ingeboekt, maar de btw-aftrek is 0%. In een ideale scenario probeer je toch nog een factuur te pakken te krijgen, daarmee zal je ook btw kunnen recupereren.

2) Een btw-bon op restaurant.

Beroepskost bewijzen? Jawel, kan in je boekhouding. Ook als dat een btw-bonnetje is van een zaterdag of zondag. Het is een hardnekkige mythe, maar als je restaurantbezoek beroepsmatig was, is er geen enkel probleem met een zaterdag of zondag.

Btw recupereren? Nee, het is geen factuur. Ondanks de benaming “btw-bon” kan je hier als ondernemer geen btw op recupereren.

Gevolg: het bedrag (inclusief btw) mag als een beroepskost worden ingeboekt, maar de btw-aftrek is 0%. Een factuur zal je (meestal) niet kunnen krijgen van een restaurant en zelfs dan nog. Btw recupereren op een restaurantkost zal altijd gevoelig liggen, ook al heb je daadwerkelijk een factuur. Check zeker even onze handige video!

3) Je koopt wat bureaumateriaal aan bij MediaMarkt en krijgt een factuur mee met je ondernemingsnummer op.

Beroepskost? Zeker en vast, de factuur zal voldoende omschrijven wat je hebt aangekocht.

Btw recupereren? Jawel, het is een factuur dus hier kan je btw op recupereren.

Gevolg: het bedrag (exclusief btw) mag als een beroepskost worden ingeboekt. Daarnaast zal je de betaalde btw kunnen recupereren via een btw-aangifte.

4) Je koopt wat bureaumateriaal aan bij MediaMarkt, je krijgt een kassaticket mee, maar vergeet om een factuur aan te vragen.

Beroepskost? Jawel, op het kassaticket zal een omschrijving staan van je aangekochte items.

Btw recupereren? Nee, het is geen factuur.

Gevolg: het bedrag (inclusief btw) mag als een beroepskost worden ingeboekt, maar de btw-aftrek is 0%. In een ideale scenario probeer je toch nog een factuur te pakken te krijgen, daarmee zal je ook btw kunnen recupereren.

5) Je hebt enkel en alleen een bankafschrift van je aankoop bij Mediamarkt.

Beroepskost? Nee, want een bankafschrift zegt niets over wat je nu exact hebt gekocht.

Btw recupereren? Nee, het is geen factuur.

Gevolg: deze uitgave heeft voorlopig geen plaats in je boekhouding. Je zal minimaal een bonnetje, kassaticket of factuur te pakken moeten krijgen.

6) Je gebruikt een bankafschrift om een maandelijks terugkerende uitgave in de boekhouding te stoppen, bijvoorbeeld de huur.

Beroepskost? Ja, maar!

Het bankafschrift op zich is onvoldoende om aan te tonen waarover het exact gaat, maar op moment van fiscale controle kan je aanvullend bijvoorbeeld nog het huurcontract voorleggen.

Btw recupereren? Nee, het is geen factuur, maar op huurgeld zal (meestal) toch geen btw worden aangerekend. Het is een kost die intrinsiek (bijna altijd) vrijgesteld is van btw.